Le bon posteur

Réaliser des courriels parfaits

Les plus récents internautes, dont vous êtes peut-être, n'ont pas toujours eu la chance d'être guidés lors de leurs débuts. Cette page va remédier à cela. Consacrez quelques minutes à cette page pour apprendre le nécessaire et devenir définitivement quelqu'un dont les courriels seront reçus et lus avec plaisir.

Adresser

Lorsque votre courriel s'adresse à un seul correspondant :
utilisez le champ A:

Lorsque votre courriel s'adresse à plusieurs correspondants :
Utilisez le champ CCI:

 Explication :

Feriez-vous une photocopie de votre carnet d'adresse personnel pour le rendre public ?
En utilisant le champ A: pour un envoi en nombre c'est pourtant ce que vous faites.
Pour un envoi vers plusieurs destinataires ne se connaissant pas (et ne souhaitant donc pas voir leur adresse offerte à des inconnus), la nétiquette impose de se servir du champ Cci.
Vous devez tenir compte qu’un correspondant qui vous a confié son adresse ne souhaite pas forcément que tous les membres de votre carnet d’adresse la connaissent.
De plus, cette pratique limite les effets néfastes des virus et vers informatiques qui exploitent les adresses de courriel trouvées dans les carnets d’adresses des ordinateurs des personnes dont l’ordinateur est infecté par un malware.
En cas de mailing de masse, il faut impérativement employer le champ CCI. La fonction Cci, signifie Copie conforme invisible ou Copie carbone invisible. (En anglais BCC : Blind carbon copy).
Dans ce cas, les destinataires apparaissant dans la section Cci ne sont pas visibles par les destinataires du message ni par ceux à qui le message est transféré. Elle est également appelée «copie cachée».

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Rédiger

Les règles du bon sens et de la courtoisie s'appliquent tout simplement. Il est indispensable de commencer et de finir par une formule de politesse. Un mail n'est pas vraiment différent d'une lettre envoyée par la poste, les mêmes règles s'y appliquent.

Vous disposez d'un clavier complet sur votre ordinateur. Le nombre de caractères n'est pas limité. Un courriel n'est pas un SMS.

N'abusez pas des smileys :-) ! Tout le monde ne sait pas les interpréter et leur excès peut lasser. Une formule de politesse s'impose au début et à la fin du message. Une signature brève (jamais plus de 4 lignes) et toujours plus courte que le message (attention aux signatures automatiques) Tenez compte que votre courriel peut être retransmis sans votre accord (bien que ce ne soit pas conforme à la nétiquette). Mesurez vos propos.

N'écrivez jamais en majuscules, cela revient à CRIER sur internet.

L'objet doit être impérativement complété, rédigé avec soin, informatif sur le contenu du message pour permettre une recherche ultérieure dans la liste des messages de votre correspondant (éviter absolument : "question", "salut", "au secours" etc.)

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Répondre

Les règles du bon sens et de la courtoisie s'appliquent tout simplement.

Il y a dix ans ce site aurait dit :
"Il faut répondre exclusivement sous le message précédent que l'on cite en partie (voir élément suivant "Citer").
A défaut, une suite de messages échangés devient incompréhensible. Vous donnez l'impression de couper la parole à vos interlocuteurs.
Positionnez votre curseur en bas du message (choisissez dans les options de votre logiciel de rédiger la réponse en dessous)
En cas de besoin, utilisez "réduire le retrait" pour éviter de répondre dans la zone de citation".

Mais ce combat a été perdu.
Tout le monde répond maintenant au-dessus du message précédent. Ceci complique fortement la lecture d'une conversation suivie. La plupart du temps les systèmes de messagerie masquent automatiquement la citation des messages précédents

Répondre à tous, mais quel malheur...
Imaginez, vous travaillez comme moi dans une structure d'enseignement avec 120 professeurs. Le secrétariat envoie un mail groupé à tous indiquant qu'il est temps de remplir les bulletins en ligne.
Et ensuite, vous voyez arriver dans votre boîte 119 messages indiquant "Ca y'est j'ai rempli les bulletins de mes élèves" de la part de chacun des professeurs concernés. Il suffirait que chacun choisisse "répondre" au lieu de "répondre à tous" pour que seule la personne concernée du secrétariat reçoive ces messages.
"Répondre" devrait être le paramètre par défaut de votre boîte mail et pas "répondre à tous".

De plus, les personnes qui répondent ainsi (à tous), oublient que l'ensemble des destinataires du message original, reçoit leur réponse. Ils écrivent parfois dans leur message de réponse, des informations personnelles, qui sont donc vues par tous leur collègues et amènent de temps à autre des situations amusantes, gênantes ou conflictuelles.

Citer

Ce domaine est celui qui a le plus évolué au cours des années
Avant que les règles de la nétiquette ne soient oubliées
On citait dans la réponse :
-seulement ce qui était indispensable pour comprendre la réponse.
On ne citait jamais dans la réponse :
Le message entier
La signature du message précédent
Les pièces jointes
Les images

Ces règles ne sont plus respectées que par les personnes les plus compétentes, soucieuses d'utiliser le mail avec efficacité, soucieuses de diminuer le trafic inutile de données (ce qui est une bonne idée du point de vue écologique) Pour les mêmes raisons, il était de mise d'équilibrer la citation et le message afin que la réponse occupe un plus grand nombre de lignes que la citation. Si ce n'était pas le cas, on répondait plus longuement et/ou on citait moins longuement !
A quoi bon en effet renvoyer son propos à l'expéditeur, alors qu'il se trouve dans le mail précédent du fil de la conversation.

Conseils généraux

Pièces Jointes

N'envoyez jamais de pièces jointes volumineuses pour ne pas bloquer la boîte de vos correspondants.
N'envoyez pas de courriels humoristiques, sonores ou vulgaires à une adresse professionnelle ou familiale.
N'envoyez pas de pièces jointes nécessitant un logiciel payant pour être exploitées ou un sytème d'exploitation particulier. Utilisez des formats interopérables.(lisibles sur toutes les plate-formes, toutes les tailles d'écran et sans logiciel payant).
Chaque fois que vous le pouvez, envoyez un lien plutôt qu'une pièce jointe.

Fw : (forward - transférer)

Ne faites jamais suivre des annonces prétendument importantes, sensationnelles ou des chaines. Ce sont toujours des hoaxs (rumeurs, légendes urbaines, spams, canulars). Ces messages causent beaucoup de dommages à l'internet et aux internautes. Renseignez-vous : HoaxBuster, HoaxKiller. De surcroit, si vous envoyez ce genre de messages, votre adresse mail risque d'être portée sur les listes automatisées qui répertorient les spammeurs. Vos messages iront alors dans la zone spam des logiciels de messagerie de vos correspondants et ne seront donc, pas forcément, vus ou reçus.

Ne transmettez jamais à autrui, un courriel qui vous a été adressé, sans l'accord explicite de son auteur. C'est une grave impolitesse qui finit toujours par être découverte.

Publicité

Proscrivez absolument toute publicité automatique dans vos courriels (antivirus, fournisseur de système de mail ou pire...) Vos correspondants s'irriteront fatalement de voir la sphère de la messagerie privée ou professionnelle envahie par de la publicité.
Vous n'écririez pas un courrier papier sur un document publicitaire !
Imaginez un message de naissance, de décès ou une demande d'emploi incluant une publicité !
Votre courrier pourrait aussi, à cause de la publicité qu'il contient, être détecté comme un spam et être bloqué sans parvenir à son destinataire.
De temps à autre, envoyez-vous un message à vous-même, afin de vérifier si votre fournisseur de service mail n'ajoute pas, à votre insu, une publicité.
Proscrivez également les signatures automatiques du type "envoyé de mon" : marque de téléphone, marque d'ordinateur ou nom du système de messagerie. Même si cela vous parait fun, branché ou que vous êtes fiers de cela, sachez qu'au mieux cela est pris comme snob, ridicule ou enfantin par votre correspondant et au pire irritant.
Lorsque vous recevez une réponse signée "Envoyé de mon PC sous Linux", "Envoyé de mon cerveau", "Envoyé depuis la rue", ou pire "Envoyé du lit de ta mère", comprenez que votre signature automatique vantant la marque de votre téléphone, ordinateur ou logiciel de messagerie, a contrarié votre correspondant. Paramétrez avec soin la signature automatique, ou désactivez-la.

Répondez toujours (sous 4 jours)

Vous aimez savoir si vos messages ont été reçus et vos correspondants aussi.
De la même manière que pour le courrier sur papier, la politesse élémentaire impose de répondre à tout courrier reçu.
Il est en revanche assez mal perçu chez les gens assez polis pour vous répondre systématiquement, de se voir forcer la main par le système "obtenir une confirmation de réception automatique" que proposent les logiciels de courriel. Vous ne devrez donc activer cette fonctionnalité qu'avec parcimonie.

Évitez les polices inhabituelles

Les mails sont lus de telle manière que, si une police utilisée par l'expéditeur n'est pas disponible sur le système du récepteur, elle sera remplacée par une autre. Le résultat peut être très inattendu.

Dans le même ordre d'idée, sachez que la police comic sans ms est très controversée. En 2010, le Time magazine a classé cette police parmi les pires inventions existantes. Il est judicieux de ne jamais l'utiliser, même si vous l'aimez.

Savez-vous que : ?

La manière dont vous nommez vos contacts peut se voir dans le mail reçu par votre correspondant.
Sur les mails reçus, en fouillant un peu dans l'en-tête du mail, le champ A : se présente ainsi :
Nom utilisé par vous dans votre carnet d'adresse puis adresse@domaine
Vous devriez en tenir compte dans le cas où vous utilisez un surnom pour nommer quelqu'un sans que vous souhaitiez qu'il le sache !

Messages marqués
Avec certains clients de messagerie, vous pouvez marquer les messages envoyés en "priorité haute par défaut". Vos messages portent alors tous cette marque chez vos destinataires. Certains pourraient s'en irriter. Il en va de cela comme pour tout le reste, vous ne devez pas abuser de ce marquage qui doit rester exceptionnel.

Nouvelles boîtes mail 

 Lors de la création d'une boîte mail il faut faire des choix judicieux.

Choisissez un fournisseur de boîte mail qui semble pérenne. La boite mail que vous créez va peut-être vous accompagner toute votre vie.
Méfiez- vous de certains fournisseurs d'accès à internet (FAI) qui vous proposent de créer une boîte chez eux et la font disparaitre lorsque vous quittez ce fournisseur. (Depuis peu, la loi leur impose d'attendre 6 mois avant de fermer votre messagerie). Orange fait cela, en revanche Free (si vous ne rattachez pas votre boite à votre compte Adsl ou fibre), vous permettra de la conserver éternellement, vous devez vous renseigner sur le comportement de votre FAI. Perdre sa boîte mail ou devoir en changer (c'est à dire changer d'adresse) complique énormément la vie. D'autres fournisseurs Gmail, Yahoo, Microsoft etc...conservent éternellement votre boîte (sauf en cas de faillite bien sûr).

N'utilisez pas votre boîte mail professionnelle pour votre vie privée ou administrative-privée. Lorsque l'on quitte son employeur, la boîte est effacée, (le jour même dans certaines administrations) ! . De plus, on ne sait jamais si l'employeur ou l'administrateur réseau lisent les mails.
Choisissez un fournisseur dont le nom (ce qu'il y a après @) n'induit rien sur vous :  jean.dupont@jeuxdebaston.com n'est pas idéal pour demander un emploi, jean.dupont@outlook.fr est plus neutre, mais encore pas idéal car il induit que vous connaissez Microsoft. Avec cette adresse une demande d'emploi chez un apple-fan ne sera pas lue. Vous voyez qu'il faut bien réfléchir.  
Le choix du nom (avant@) n'est pas anodin lebomek@fournisseur.com ou sexygirl@fournisseur.com peuvent être lourds à porter pour écrire au centre des impôts. L'usage des pseudonymes n'est plus à la mode ; on utilise son vrai nom. L'usage des numéros n'est plus tellement de mise non plus : jean.dupont.75@fournisseur.com. Ce qui est le plus élégant c'est d'avoir son nom tout simplement : jean.dupont@fournisseur.com. Ce n'est pas toujours facile à cause des homonymes qui peuvent exister.
Un conseil au passage, si vous avez des enfants, créez-leur une adresse à leur nom le plus vite possible, avant qu'un homonyme ne l'utilise et la rende indisponible définitivement.
Le fin du fin est d'avoir son propre domaine pour sa famille avec des adresses comme jean@dupont.fr, francoise@dupont.fr etc... Mais c'est plus compliqué et cela nécessite d'acquérir des compétences ainsi que de bien vouloir payer un peu chaque année.

Éditorial

Lorsque la version initiale du bon posteur a été écrite il y a bien longtemps, il était nécessaire de faire le point sur l'usage des mails qui à cette époque commençaient à être utilisés par tous les particuliers. Auparavant, les mails étaient l'apanage des geeks qui respectaient strictement la nétiquette. Il faut dire qu'à l'époque des connexions internet en 32kb/s, chaque octet comptait car chaque seconde de connexion représentait un coût. Autant dire qu'à la moindre erreur, la communauté des geeks rappelait sévèrement à l'ordre les contrevenants !
Ensuite, l'usage du mail s'est d'abord généralisé partout dans les entreprises et administrations, lorsque l'ordinateur a remplacé la machine à écrire dans les bureaux, puis chez les particuliers. Personne n'étant initié ou formé, les geeks et les gens formés étaient irrités de voir ce bel outil si mal employé par tout un chacun. Les clients de mail locaux (outlook express, outlook, mozilla etc.) ont peu à peu été remplacés par des clients virtuels distants (gmail, outlook web etc.) et la maladroite utilisation de l'outil est devenu la règle. C'est à cette époque que les articles sur la nétiquette sont apparus et aussi la première version de ce site.
Le monde a maintenant bien changé. La plupart des adolescents n'ont jamais utilisé le mail avant d'y être forcé par leur lycée, leur université ou leur travail. Les outils de communications sont facebook, tweeter, les sms, instagram, whats app, signal, tic toc etc... Plus de 50% des usagers de l'internet le font au travers d'un smartphone, s'informent et ne communiquent qu'au travers des réseaux sociaux.
Ce site qui n'avait plus vraiment de raison d'être, redevient nécessaire à cause des nouveaux arrivants, jeunes adultes, qui doivent s'approprier cet outil.
L'auteur de cette page, qui enseigne à de jeunes adultes, constate à chaque rentrée scolaire, que la plupart n'ont jamais utilisé le mail ; ils disposent d'une adresse mais ne consultent que rarement leur boite mail ; ils ignorent tout de la nétiquette, de la gestion de la confidentialité des mails, des adresses; des pièces jointes etc.
Le monde est ainsi fait, des vagues descendantes succèdent aux vagues montantes. Il y a bien d'autres exemples de cette vague descendante :
Le minuscule écran du smartphone remplace l'écran de télévision ou de cinéma, les usagers s'en contentent pour regarder des films ou des séries pour lesquels l'image et le son répondent à des critères techniques inouïs.
L'enceinte bluetooth (mono et au son compressé pour cause de liaison radio) remplace les chaines hi-fi qui trônaient dans les salons.
Les minuscules casques sans graves remplacent les gros casques HI-FI.
Les pages web consultées sur les minuscules écrans des smartphones ont oublié la mise en page qui promettait de devenir celle des plus beaux magazines ou livres d'art sur d'immenses écrans à très haute définition pour être maintenant responsives et se transformer en une interminable colonne unique.
Il est néanmoins utile de rester sur le pont du navire des technophiles car, aux vagues descendantes, succèdent toujours des vagues montantes !

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